DSI externalisé ou salarié : comparer le coût annuel réel

Un taux horaire vous dit ce que coûte une heure. Il ne vous dit pas combien coûte une année. Un DSI salarié est payé douze mois par an, qu'il soit au bureau, en formation, en congé ou malade. Un prestataire est payé pour les heures qu'il facture. Comparer les deux sur une heure unitaire oublie donc les périodes où l'entreprise paie sans obtenir de travail, et celles où elle obtient du travail sans rien payer en plus.

Le raisonnement inverse est tout aussi trompeur. Un tarif horaire bas peut cacher un volume d'heures élevé, et un tarif haut peut couvrir des lignes que le salarié ne couvrirait jamais, comme la supervision continue du parc. La seule base juste est le total annuel, calculé de la même façon pour les deux options.

Commencez par le salaire brut et les charges patronales. Ajoutez les congés payés, qui réduisent le temps réellement disponible, la formation, l'équipement et les outils. Prenez en compte le temps de management, souvent oublié : le dirigeant ou le responsable administratif consacre des heures à cadrer, valider et arbitrer le travail du DSI.

Les obligations de l'employeur liées à l'embauche sont détaillées sur service-public.fr, espace professionnels. Elles font partie du coût, même quand elles n'apparaissent pas sur une fiche de paie.

Le remplacement est le poste le plus souvent oublié. Quand le DSI part en congé longue durée ou quitte l'entreprise, il faut recruter, former, puis attendre que la personne soit opérationnelle. Pendant ce temps, le parc continue de vivre, et il faut une solution de repli. Un coût de remplacement se chiffre : il dépend de la durée d'absence probable et du niveau de service attendu.

Le DSI externalisé se compare sur le même tableau. Ajoutez le forfait, ou le total des interventions en régie estimé sur douze mois, selon le mode choisi. Puis ajoutez les lignes qui restent hors contrat : matériel neuf et pièces, licences et abonnements par utilisateur, câblage, projets, interventions hors heures ouvrées.

Une partie du coût est donc variable, et elle doit être estimée honnêtement. Une année calme ne ressemble pas à une année de migration. Si vous prévoyez un projet, ajoutez-le explicitement, plutôt que de le laisser flotter dans une ligne « divers ».

L'externalisation ne supprime pas la fonction. Elle remplace un poste fixe par un service dont le périmètre doit être écrit. Ce qui compte, c'est que ce périmètre couvre ce que le salarié couvrirait réellement.

Posez un tableau à deux colonnes, une par option, et une ligne par poste de coût. Pour le salarié : salaire, charges, congés, formation, équipement, outils, management, remplacement. Pour l'externe : forfait ou régie estimée, licences, matériel, projets, hors heures. Remplissez les deux colonnes sur la même période, avec les mêmes hypothèses de volume.

Ensuite, testez deux scénarios. Le premier est une année stable, sans incident majeur. Le second est une année chargée, avec une panne sérieuse et un projet. Le salarié absorbe mal les pics, car il n'a qu'une capacité. Le prestataire absorbe les pics en régie ou en forfait, mais il facture ce qu'il fait. Le scénario chargé montre souvent la différence.

Enfin, comparez les deux totaux, puis regardez ce que chacun couvre. Deux totaux proches ne signifient pas deux services équivalents.

Un besoin régulier, à temps plein, avec des projets internes en continu, plaide pour un salarié. Le coût fixe se justifie quand il est occupé. Un besoin variable, avec des pics et des périodes calmes, plaide pour un DSI externalisé, ou pour un renfort ponctuel. Quand le besoin change d'un mois à l'autre, le forfait ou la régie évitent de payer une personne à temps plein pour des pics.

Les signes à surveiller sont concrets : des projets qui s'accumulent, des pannes qui reviennent, une équipe qui n'a plus le temps de faire la veille. Ces signaux comptent davantage que le nombre de postes. Pour un parc de 5 à 50 postes, la question centrale reste la même : qui fait le travail, et combien de temps cela prend-il.

• Comparez des totaux annuels, pas des taux horaires.
• Ajoutez au salarié les charges, les congés, la formation, le management et le remplacement.
• Ajoutez à l'externe les lignes hors contrat : matériel, licences, projets, hors heures.
• Testez une année calme et une année chargée.
• Le bon choix dépend du besoin régulier, pas du prix d'appel.

Pour chiffrer votre situation à partir de votre parc, Prendre rendez-vous. Vous pouvez aussi lire quand une PME doit passer à l'infogérance et la page dédiée au DSI externalisé.