Arrivée et départ d'un collaborateur : la checklist IT

Préparez l'arrivée avant le premier jour. Le compte doit être créé, l'adresse de messagerie attribuée, la licence choisie selon le poste, et le matériel configuré. Un collaborateur qui attend devant un poste vide n'a pas démarré de la bonne façon. Ce temps perdu se répète à chaque arrivée, et il finit par peser sur la confiance du nouveau venu dans son environnement de travail. Une liste écrite, reprise à chaque arrivée, évite d'oublier une étape.

Ajoutez les accès aux logiciels métier et aux dossiers partagés, en fonction du service. Le responsable doit valider la liste. C'est lui qui connaît le besoin réel, et lui qui peut dire quels accès sont inutiles.

Enfin, prévoyez les sauvegardes du poste et l'inscription au support. Un nouveau collaborateur doit savoir où demander de l'aide dès son premier jour, et par quel canal.

Les droits doivent correspondre au poste, pas au souhait de la personne. Le principe est simple : donner le minimum nécessaire pour travailler, puis ajouter si un besoin réel apparaît. Les droits d'administration sont rarement utiles à un collaborateur standard. Quand une demande de droits arrive par message informel, faites-la confirmer par le responsable, avec la raison écrite.

Le RGPD demande aussi de limiter les accès aux données personnelles à ce qui est nécessaire. La CNIL rappelle ce principe de minimisation, qui s'applique aux dossiers partagés comme aux bases de données clients.

Notez ces droits dans la fiche du collaborateur. Quand il change de service, la fiche permet de retirer les anciens accès, au lieu de les accumuler.

Le jour du départ, plusieurs actions doivent se faire dans l'ordre. Désactivez le compte au moment convenu, et non à la fin de la journée par oubli. Transférez ou archivez la messagerie, selon la politique de l'entreprise. Récupérez le matériel et les accès physiques : badges, clés, cartes.

Changez aussi les mots de passe partagés auxquels la personne avait accès. Un mot de passe connu d'un ancien collaborateur reste une faille, même si son compte personnel est fermé.

Enfin, libérez la licence. Elle pourra être réattribuée à une autre personne, ce qui évite de payer un abonnement sans usage. Le retrait doit être confirmé par écrit au responsable, avec la date exacte et les accès supprimés.

La messagerie doit être traitée avec méthode. On peut la transférer à un responsable, l'archiver, ou la rediriger pendant une période définie. Chaque choix doit être décidé à l'avance, avec la direction, et non au moment où la personne quitte les locaux.

Le poste doit ensuite être réinitialisé avant d'être réattribué. Les données personnelles de l'ancien utilisateur ne doivent pas rester sur la machine. Une réinstallation propre ou une remise à zéro documentée remplit ce rôle.

Les données de l'entreprise, elles, doivent être sauvegardées et restent sous la responsabilité de l'entreprise. Une sauvegarde des fichiers du poste doit donc avoir été faite, et vérifiée, avant la réinitialisation. Un départ n'efface pas le besoin de les conserver. Avant toute suppression, vérifiez qu'un document partagé n'appartient pas seulement à la personne qui part.

La checklist n'est utile que si elle est tenue. Un seul responsable doit en être chargé, avec une version datée. À chaque changement d'outil, de logiciel métier ou de processus, la liste doit être relue.

Le contrat d'infogérance peut inclure la gestion des comptes, des arrivées et des départs. Dans ce cas, la checklist fait partie du périmètre, et sa mise à jour aussi. Vérifiez que le contrat décrit précisément qui prévient l'informatique, et à quel moment.

Une revue annuelle suffit souvent pour corriger les dérives. Gardez-en une trace datée, pour savoir ce qui a été corrigé et quand. Elle consiste à comparer la liste des comptes actifs avec la liste du personnel, et à retirer ce qui n'a plus lieu d'être.

• Préparez le compte, la messagerie, la licence et le matériel avant le premier jour.
• Donnez les droits du poste, pas plus.
• Le jour du départ : compte, messagerie, matériel, mots de passe partagés, licence.
• Décidez à l'avance du sort de la messagerie.
• Une checklist tenue par un seul responsable, relue chaque année.

Pour intégrer cette checklist dans votre contrat, Prendre rendez-vous. Vous pouvez aussi lire la page gestion des arrivées et départs et la page licences Microsoft 365.