L'achat des licences est facturé à part, en dehors du contrat. Ce que nous gérons, c'est l'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre de postes.
Microsoft 365 et les logiciels métier se facturent par utilisateur. Plus l'entreprise change, plus l'écart grandit entre les licences payées et les personnes présentes. Un arrivant qui n'a pas de licence, un départ qui garde la sienne, une échéance de renouvellement qui tombe sans que personne l'ait vue : aucun de ces points ne fait de bruit, et tous finissent sur la facture.
Notre travail consiste à garder une image juste de ce que vous avez, de ce que vous utilisez et de ce que vous devez renouveler. Cette image doit rester exacte d'un mois sur l'autre, et pas seulement au moment du renouvellement. Le reste, c'est une décision que vous prenez avec les bons chiffres.
La gestion des licences demande un regard régulier sur qui a quoi, et sur ce qui est payé sans être utilisé.
Ce que vous obtenez
- Une attribution claire : chaque licence est liée à une personne ou à un poste, et vous savez laquelle.
- Un renouvellement suivi : les échéances ne tombent plus sans que quelqu'un les ait vues venir.
- Un contrôle du nombre de postes : vous savez ce que vous utilisez face à ce que vous payez, avant de signer le renouvellement.
- Une réattribution des licences libérées, quand un salarié part ou quand un poste change de mains.
- Un lien établi avec vos éditeurs de logiciels métier pour les licences qui ne sont pas Microsoft, au même endroit que le reste du suivi.
Ce suivi sert aussi aux décisions : combien de licences garder, lesquelles retirer, quand renouveler et ce qu'il faut ajouter. Vous décidez avec un état à jour, et non avec la mémoire de l'année précédente.
Cinq signes que vos licences ne suivent plus vos effectifs
- Un salarié est parti il y a longtemps, et sa licence est toujours attribuée à son nom.
- Un nouvel arrivant attend son accès, ou reçoit une licence que personne ne récupère jamais.
- Personne ne sait combien de licences vous achetez, ni combien vous utilisez réellement.
- Une échéance de renouvellement arrive, et la décision se prend dans la précipitation.
- Des logiciels métier sont sous licence chez un éditeur, avec un compte que personne ne tient à jour.
Ces erreurs ne se voient pas sur une ligne de facture. Elles apparaissent à chaque renouvellement, quand la facture dépasse ce que l'entreprise utilise réellement, ou quand il faut acheter en hâte des licences qui manquaient. Dans les deux cas, la décision se prend mal, parce que personne n'a les chiffres exacts sous les yeux.
Comment nous gérons vos licences
Étape 1 : inventaire des licences. Nous recensons les licences Microsoft 365 et les abonnements de vos éditeurs métier, avec leur nombre, leur échéance et les personnes ou postes concernés. Ce relevé rejoint l'inventaire du parc informatique, pour qu'un poste et sa licence ne se gèrent plus séparément. Ce relevé se fait une fois, puis se tient à jour au fil des arrivées et des départs.
Étape 2 : attribution. Chaque licence est liée à une personne ou à un poste. Les licences inutilisées sont identifiées, et les comptes des personnes parties sont fermés dans le même mouvement. Une licence libérée revient dans la liste des licences disponibles, prête à être réattribuée.
Étape 3 : renouvellement. Les échéances sont suivies à l'avance, pour que la décision de renouveler se prenne avec le nombre réel de postes et de personnes, et non avec le nombre de l'année précédente.
Étape 4 : contrôle du nombre. Au fil de l'année, nous rapprochons le nombre de licences du nombre de postes et de personnes réellement présentes, et nous signalons l'écart avec une proposition claire : retirer, réattribuer ou ajouter. Ce contrôle se fait sur les chiffres réels, pas sur la facture de l'année précédente.
Étape 5 : achat. L'achat reste facturé à part. Il se décide sur la base de ce contrôle, avec les chiffres exacts sous les yeux, et il n'entre pas dans le contrat. Une fois l'achat décidé, la licence est attribuée dès qu'elle est reçue.
Le détail de chaque ligne, avec le nombre, l'échéance et la personne ou le poste concerné, se garde dans l'inventaire. Quand un renouvellement approche, il suffit de l'ouvrir pour savoir ce qui est en jeu.
Ce que coûte la gestion des licences
Le suivi des licences se fait avec le reste de l'infogérance. L'achat des licences et des abonnements est facturé à part, par utilisateur. Aucun prix de licence n'est publié ici, parce qu'il dépend du nombre d'utilisateurs et de l'offre choisie.
Trois façons de payer l'infogérance : au poste, au forfait, à la régie. Le forfait n'est pas publié. Il est chiffré après inventaire de votre parc.
Le contrôle du nombre peut mener à retirer des licences, et parfois à en ajouter. Dans les deux cas, la décision vous revient, et nous fournissons les chiffres.
Régie publiée, hors taxes : 95 € de l'heure sur site (niveau 1), 110 € (niveau 2), 50 € de déplacement intra-muros, 0,92 € par kilomètre au-delà de 100 km.
Inclus au contrat : gestion des comptes, arrivées et départs, supervision du parc, assistance par téléphone et courriel, prise en main à distance.
Facturé à part : les licences et abonnements eux-mêmes, facturés par utilisateur ; matériel neuf ; projets ; interventions hors heures ouvrées.
Le détail des tarifs est sur la page des prix.
Zone d'intervention : sur site à Montpellier, Lunel, Sète, La Grande-Motte, Palavas-les-Flots, Mauguio et Castelnau-le-Lez. L'assistance à distance fonctionne partout. Hors de cette zone, le déplacement fait l'objet d'un devis.
Questions fréquentes
01Est-ce que l'achat de mes licences passe par vous ?
L'achat est facturé à part, en dehors du contrat. Ce que nous gérons, c'est l'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre de postes.
02Que se passe-t-il quand un salarié quitte l'entreprise ?
La gestion des comptes, des arrivées et des départs est incluse au contrat. Le compte est fermé, la licence est libérée et elle peut être réattribuée à une nouvelle personne ou à un poste.
03Combien de licences dois-je avoir ?
Le bon nombre dépend de vos postes, des personnes réellement présentes et de l'offre choisie. Le contrôle du nombre permet de voir l'écart entre ce que vous payez et ce que vous utilisez, avant chaque renouvellement.
04Les logiciels métier sont-ils concernés ?
Oui, pour l'attribution et le renouvellement. Nous faisons le lien avec les éditeurs de vos logiciels métier, pour les questions qui relèvent d'eux. Chaque éditeur a ses propres règles de renouvellement, et nous suivons les échéances de chacun dans le même relevé.
05Quels sont les délais de prise en charge ?
Les délais sont écrits au contrat, avant signature.