Les arrivées et les départs sont les moments où les accès se perdent. Un compte oublié, un ancien collaborateur qui garde la messagerie ouverte, un poste rendu avec une session encore active, une licence payée pour une personne qui n'est plus là. Chacun de ces oublis est petit. Ensemble, ils ouvrent des failles et font grimper la facture.

Pour une PME de 5 à 50 postes, la gestion des comptes repose souvent sur une personne qui s'en occupe entre 2 autres tâches. Quand elle est absente, la liste des accès n'est plus à jour. Le contrat sort cette tâche du quotidien.

Ce que vous obtenez

La création des comptes et des accès avant l'arrivée du collaborateur.
L'attribution des droits selon son poste, et non selon ceux de la personne précédente.
Le retrait des accès le dernier jour, pour les comptes, la messagerie et les accès applicatifs.
L'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre de licences Microsoft 365 et des éditeurs métier.
Un lien avec les éditeurs de logiciels métier pour les accès qui dépendent d'eux.
Une trace écrite de chaque arrivée et de chaque départ, dans le suivi partagé avec vous.

5 points à vérifier à chaque arrivée et à chaque départ

Le compte est créé, ou désactivé, avec le bon identifiant.
Les droits correspondent au poste occupé, pas à l'historique de la personne.
Le matériel est remis, ou récupéré, avec un état noté.
Les accès aux logiciels métier sont ouverts, ou fermés, par la bonne personne.
La licence est attribuée, ou libérée, pour éviter de payer une personne partie.

Cette liste sert de référence. Chaque point est traité dans le contrat et suivi dans le point régulier avec vous.

Cette liste n'est pas un formulaire à remplir pour chaque personne. C'est une trame que nous suivons dans chaque cas, pour que la même chose soit faite à l'arrivée d'un stagiaire comme à celle d'un directeur.

Pourquoi les accès se perdent

Un collaborateur a rarement un seul accès. Il y a la messagerie, les dossiers partagés, les logiciels métier, les accès distants et les licences. Chacun se crée à un moment différent, et chacun doit être retiré. Sans liste à jour, on oublie toujours l'un d'eux, et c'est souvent celui qui n'a pas été noté.

La question n'est pas la bonne foi. Un dossier partagé ajouté pour un projet, un accès dépanné un vendredi soir, et la personne reste dans la liste des mois plus tard.

Une arrivée, étape par étape

Avant le premier jour, le compte est créé, les droits sont attribués selon le poste, la licence est prévue et le poste est prêt. Le premier jour, le poste est remis, et les accès principaux sont vérifiés avec la personne. Les jours suivants, nous reprenons les accès qui manquent, ce qui arrive souvent pour un logiciel métier ou un dossier partagé.

Un départ, étape par étape

Le jour du départ, les accès sont retirés. La messagerie est traitée selon les règles que vous avez fixées : transfert, réponse automatique ou archivage. La licence est libérée, et le matériel est récupéré avec un état noté. Ces règles sont décidées par l'entreprise. Si elles ne sont pas encore écrites, nous proposons de les rédiger avec vous avant le prochain départ.

Comment ça se passe

Step 1: Le signalement

Vous nous signalez l'arrivée ou le départ, par téléphone ou par courriel. Indiquez la date, le poste occupé et les besoins particuliers : logiciels, dossiers partagés, matériel. Plus l'information est précise, plus la préparation est propre.

Step 2: La préparation et l'exécution

Pour une arrivée, le compte, les droits, la messagerie et le poste sont préparés avant le premier jour. Pour un départ, les accès sont retirés le dernier jour, et le matériel est récupéré. Les licences sont attribuées ou libérées en même temps.

Étape 3 : La confirmation et le suivi

Une fois l'opération faite, nous indiquons ce qui a été fait et ce qui reste ouvert, dans le suivi partagé avec vous. Un accès oublié apparaît ainsi dans le suivi, et ne reste pas caché dans un historique.

Ce que cela coûte

La gestion des comptes, les arrivées et les départs sont inclus au contrat d'infogérance. Le contrat se chiffre après inventaire du parc : il n'existe pas de prix public pour le forfait, ni de prix par poste.

Pour un contrat en vigueur, une arrivée ou un départ relève de la gestion courante des comptes, incluse au forfait. Elle ne donne pas lieu à une facture séparée.

L'achat des licences Microsoft 365 et des abonnements reste facturé à part, par utilisateur. Le matériel neuf, s'il est nécessaire pour un arrivant, est lui aussi facturé à part.

Pour les interventions qui ne relèvent pas du forfait, les tarifs de régie sont les suivants :

95 € HT de l'heure sur site, niveau 1
110 € HT de l'heure, niveau 2
50 € HT de déplacement intra-muros
0,92 € HT par kilomètre au-delà de 100 km

3 oublis fréquents

Le premier est l'accès partagé qui n'apparaît dans aucune liste. Le deuxième est la licence qui reste attribuée à une personne partie, et qui se paie chaque mois. Le troisième est le poste qui garde la session d'un ancien utilisateur, parce que personne ne l'a remis à zéro.

Questions fréquentes

01Faut-il une demande écrite pour chaque arrivée ?

Un courriel suffit. Il sert de trace dans le suivi, avec la date et les besoins indiqués.

02Le départ d'un collaborateur est-il inclus au contrat ?

Oui. Le retrait des accès, la récupération du matériel et la libération de la licence font partie de la gestion des comptes, arrivées et départs.

03Les accès aux logiciels métier sont-ils gérés ?

Le lien avec les éditeurs de logiciels métier fait partie du contrat. L'ouverture ou la fermeture d'un accès dépend des règles de l'éditeur et des vôtres, et elles sont appliquées telles qu'elles sont écrites.

04Les licences Microsoft 365 sont-elles incluses ?

L'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre de postes sont inclus. L'achat des licences reste facturé à part.

05Et si un collaborateur part sans prévenir ?

Le retrait des accès se fait dès que nous sommes informés, sans attendre une date programmée. Un départ non annoncé est traité comme les autres, avec la même liste de contrôle.

06Qui décide de ce qui advient des données d'un ancien collaborateur ?

C'est une décision de l'entreprise. Les données personnelles d'un collaborateur sont encadrées par le règlement européen sur la protection des données. La CNIL en publie les principes. Nous exécutons les règles que vous fixez.

Pour aller plus loin

Un arrivant dans les prochaines semaines, ou un départ à préparer ? Prenez rendez-vous pour mettre la liste des accès à jour.

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Prestataire de gestion des comptes pour PME à Montpellier