Quels postes de travail faut-il lister ?
Chaque poste doit avoir sa fiche. Les informations de base : le nom de la machine, le système et sa version, le modèle, la date d'achat, la mémoire et le stockage. Ajoutez l'utilisateur principal, le service et le lieu d'usage, pour savoir qui est touché si la machine tombe.
Les logiciels installés comptent aussi. Un inventaire qui ne mentionne pas les logiciels métier laisse un trou béant : c'est justement l'outil de facturation ou le logiciel de production qui bloque une équipe entière quand il tombe. Notez l'éditeur, la version et le mode de licence.
Les postes personnels utilisés pour le travail doivent figurer aussi, avec la mention claire de leur statut. Oublier ces machines, c'est laisser des données professionnelles hors de tout suivi. Ces machines sont souvent les plus oubliées au moment d'une panne ou d'un départ.
Quels serveurs, stockage et réseau faut-il recenser ?
Pour les serveurs, notez le rôle, le système, la version, l'emplacement physique ou virtuel, et les services qu'ils portent. Un contrôleur de domaine, un partage de fichiers, un hyperviseur ou un NAS n'ont pas le même niveau de criticité. Le classement doit apparaître dans la fiche.
Le réseau se décrit par ses équipements : routeurs, pare-feux, switchs, bornes Wi-Fi, et l'arrivée internet, avec le fournisseur, le débit contractuel et le contact technique. Ce dernier point est souvent oublié, alors qu'une panne d'accès bloque tout le monde. Notez aussi la procédure de réouverture indiquée par le fournisseur, pour gagner du temps.
L'ANSSI met en avant la connaissance de son système d'information comme premier réflexe de sécurité. Un inventaire réseau répond à cette exigence, et il facilite toute action de maintenance.
Quelles sauvegardes et quelles licences lister ?
Pour les sauvegardes, notez ce qui est sauvegardé, à quelle fréquence, sur quel support, et où se trouvent les copies. Ajoutez la date du dernier test de restauration. Une sauvegarde sans date de test est une sauvegarde dont on ne sait rien.
Pour les licences, notez l'éditeur, le produit, le nombre de licences achetées, le nombre utilisé et la date de renouvellement. Microsoft 365 et les éditeurs métier demandent un suivi séparé. Une licence oubliée au renouvellement se paie, et elle ne se rattrape pas toujours.
Ces lignes doivent être simples à relire. Des intitulés que tout le monde comprend, même hors du service informatique, rendent l'inventaire utile à la direction. Une feuille de calcul partagée suffit pour démarrer, à condition qu'elle ait un propriétaire et une date de mise à jour.
Quels logiciels métier et quels contrats fournisseurs ?
Chaque logiciel métier doit avoir sa fiche : éditeur, version, mode d'accès, contact, contrat de maintenance et date d'échéance. Ces informations servent à deux choses : savoir qui intervenir en cas de problème, et anticiper les mises à jour qui peuvent casser la compatibilité avec le système.
Les fournisseurs extérieurs se listent aussi : fournisseur d'accès, hébergeur, éditeur de site, prestataire de téléphonie. Pour chacun, notez le contrat, l'échéance et la personne à contacter. C'est une liste de contacts autant qu'un inventaire. Un contact sans nom précis ne sert à rien le jour d'une panne, il faut donc un nom et une fonction.
Les accès administrateurs doivent être recensés, sans détailler les mots de passe. Il faut savoir qui peut administrer quoi, et à quel moment ces droits ont été accordés.
Quelles erreurs fréquentes dans un inventaire ?
La première erreur est de le faire une fois, puis de ne plus le toucher. Un inventaire qui n'est pas relu se périme en quelques mois : un poste retiré, un serveur ajouté, une licence changée. Il faut une date de revue et une personne chargée de la tenir.
La deuxième erreur est de ne lister que le matériel. Les logiciels, les comptes, les licences et les contrats fournisseurs sont tout autant des éléments du parc. Oublier ces lignes, c'est garder un inventaire incomplet, qui ne sert pas au moment d'une panne.
La troisième erreur est de n'avoir aucun propriétaire. Un inventaire sans responsable reste dans un dossier, et personne ne sait s'il est à jour.
En bref
- Une fiche par poste : système, usage, utilisateur, logiciels métier.
- Pour les serveurs : rôle, criticité, services portés.
- Pour le réseau : équipements, arrivée internet, contact technique.
- Pour les sauvegardes et licences : emplacement, dernier test, échéance.
- Un propriétaire et une date de revue, sinon l'inventaire se périme.
Pour réaliser l'inventaire de votre parc avec une méthode, Prendre rendez-vous. Vous pouvez aussi consulter la page conseil en infrastructure informatique et la page infogérance de parc informatique.