Qui crée et attribue une licence dans un parc ?
Une licence ne se crée pas seule. Elle se rattache à un compte utilisateur, qui se rattache à une personne. L'attribution suit donc la création du compte : quand un collaborateur arrive, il reçoit un compte, puis une licence adaptée à son usage. Dans beaucoup de structures, ce geste revient à la direction administrative ou au prestataire informatique, selon ce qui a été décidé.
Quand l'attribution est incluse au contrat, le prestataire s'en charge et tient la liste à jour. Cela comprend l'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre de postes, pour Microsoft 365 comme pour les éditeurs de logiciels métier. L'achat des licences, lui, reste facturé à part.
Ce partage doit être compris avant la signature. Une attribution faite par le prestataire ne dispense pas l'entreprise de savoir qui a droit à quel outil, car cette décision reste la sienne.
Qui retire une licence quand quelqu'un part ?
Le retrait est le moment le plus oublié. Quand un collaborateur quitte l'entreprise, son compte doit être désactivé, sa messagerie archivée ou transférée, et sa licence libérée. Tant que la licence reste rattachée à la personne partie, elle se paie sans servir. Un abonnement qui ne sert plus pèse sur le budget de chaque année, sans que personne le remarque.
Le retrait doit donc être une étape prévue, pas une correction tardive. Il suppose une information : qui prévient l'informatique, et à quelle date. Dans l'offre décrite ici, la gestion des comptes, des arrivées et des départs est incluse, mais elle ne fonctionne que si la direction transmet l'information à temps.
La procédure détaillée est dans la checklist d'arrivée et de départ. Elle complète la gestion des licences, sans la remplacer.
Pourquoi contrôler le nombre de licences ?
Le contrôle du nombre consiste à comparer les licences achetées aux comptes réellement utilisés. Quand les deux écarts s'accumulent, on paie des licences inutiles, ou on découvre au renouvellement qu'il en manque. Ni l'une ni l'autre situation n'est confortable.
Ce contrôle prend du temps, mais il se fait par étapes : une liste par utilisateur, un rapprochement avec les arrivées et les départs, puis une décision sur les licences à retirer. Il se répète à chaque renouvellement, car les besoins changent.
Un parc avec des logiciels métier ajoute une couche. Chaque éditeur a ses propres règles de licence, et le nombre de postes autorisés n'est pas toujours celui qu'on imagine. C'est un point à vérifier avant le renouvellement, pas après.
Qu'est-ce qui reste à la charge de l'entreprise ?
L'achat est le premier poste. Les licences et abonnements sont facturés par utilisateur, et ce montant reste à part du service d'infogérance. Il faut donc le prévoir dans le budget annuel, en plus du contrat, pour éviter une mauvaise surprise. Une ligne dédiée dans le suivi financier rend cette dépense visible, au lieu de la laisser se disperser.
L'entreprise garde aussi la décision d'usage : qui a besoin de quelle offre, quels outils sont nécessaires, quelles fonctions sont superflues. Le prestataire peut proposer une répartition, mais la décision de la direction doit rester explicite.
Enfin, le matériel reste à part. Un poste neuf ou une pièce de remplacement n'entre pas dans le suivi des licences, même si le poste est administré dans le parc.
Quels droits donner à chaque personne ?
Une licence décide de ce qu'une personne peut utiliser. Les droits décident de ce qu'elle peut modifier, administrer ou partager. Il faut donc séparer les deux : une licence standard ne donne pas automatiquement les droits d'administration.
Les recommandations publiées par l'ANSSI insistent sur la gestion des comptes et des droits d'administration. Limiter les droits au strict nécessaire réduit le risque d'une erreur ou d'une compromission, et facilite la revue annuelle.
Une revue régulière, une fois par an ou à chaque changement de poste, permet de corriger ces droits. Elle se fait avec la direction, car elle touche à l'organisation du travail. Elle permet aussi de constater qu'un ancien accès d'administration n'a plus de raison d'exister.
En bref
- Une licence se rattache à un compte, qui se rattache à une personne.
- L'attribution, le renouvellement et le contrôle du nombre peuvent être inclus au contrat.
- L'achat des licences reste facturé à part, par utilisateur.
- Le retrait au départ est une étape prévue, avec une date.
- Une licence et des droits d'administration ne sont pas la même chose.
Pour faire le point sur les licences de votre parc, Prendre rendez-vous. Vous pouvez aussi lire la page licences Microsoft 365 et la page gestion des arrivées et départs.